Polyfoot charter

ORGANISATIEPLAN EN COACHINGSMODEL POLYFOOT EVENTS VZW

Publicatiedatum: 01 januari 2024
Verloopdatum: 31 december 2024

1. Algemeen organisatorisch

• Iedereen is overal stipt aanwezig, conform de aangegeven dagplanning. Alle spelers, ouders en crew nemen hier hun verantwoordelijkheid op ! Voor de aanmelding en na de afmelding op de deelnemerslijst vallen de spelers enkel en alleen onder de bevoegdheid van hun ouders (of de persoon die hen op vraag van de ouders brengt / afhaalt). Alle ouders stellen Polyfoot vooraf in kennis wanneer de speler alleen of "met derden" (te voet, met de fiets of met het openbaar vervoer...) naar Polyfoot komt en/of naar huis gaat. Polyfoot wijst alle verantwoordelijkheid af wanneer spelers voor het aanvangsuur op de locatie vertoeven en/of later afgehaald worden ! Bij twijfel, problemen of misbruik wordt de opvanglijst erg strikt gehanteerd, dit conform de betaling die voorafgaand aan de eerste stagedag werd geregistreerd. Er is optioneel en tegen betaling morgenopvang van 08:00 tot 08:45 en avondopvang van 16:30 tot 17:30. Elke woensdag stopt de stage om 12:00, afhalen spelers tot 12:30 !
• Polyfoot behoudt zich het recht voor om een meerkost "opvang"  aan rekenen wanneer spelers te laat afgehaald worden.
• In de (kleed)kamers heeft iedereen een vaste plaats. Er wordt niet gespeeld, noch lawaai gemaakt, voorts blijven deze ruimtes altijd ordelijk en netjes. Snoep en frisdrank zijn er taboe ! Het is verboden andere dan de eigen (kleed)kamers te betreden ! Kleedkamers worden tijdens de trainingen en tijdens de middagpauze (12:00-12:50) altijd afgesloten ! Netheid en respect voor de infrastructuur dragen wij hoog in het vaandel. 
• Bezoek aan het toilet gebeurt onder leiding van de Polyfoot-crew, altijd voor en na de pauze / training / activiteit / maaltijd.
• Iedereen draagt zorg voor het trainingsmateriaal, ballen in het bijzonder. 
• Na de training wordt alle materiaal samen verzameld. 
• Wie klaar is, wacht rustig tot iedereen klaar is, we blijven ALTIJD en OVERAL in groep, onder (bege)leiding van de Polyfoot-crew.
• Nooit worden over prestaties van medespelers negatieve uitlatingen gedaan !
• Voor de training wordt er nooit op doel getrapt (>blessurepreventie).
  (+12 jarigen kunnen wel gegroepeerd inlopen, olv een oudere speler)
  (-12 jarigen blijven rustig in groep en wachten op hun trainers) 
• Tijdens pauzes of na de training blijft het Polyfoot materiaal onaangeroerd (vooral van toepassing voor de ballen).
• Intensief trainen tijdens een voetbalstage vergt een pak energie. Tijdens rustpauzes eisen wij dan ook absolute rust en recuperatie voor iedereen ! 
• Spelers kunnen hun (eigen) drinkbus tijdens de pauzes altijd bijvullen. 
• Bij de verplaatsingen met de (mini)bus krijgen alle deelnemers een vaste zitplaats, plaatswissels zijn niet toegelaten. Op de bus gaat het er rustig aan toe. Bij nachtreizen wordt er stilte geëist van zodra alle licht gedoofd is. Bij alle busstops doet de Polyfoot-crew een dubbele telling om de aanwezigheid van alle spelers en crewleden te checken, dit uiteraard telkens voordat de bus vertrekt op het aangegeven tijdstip !
• De ouders brengen voor de stage Polyfoot via mail op de hoogte indien de deelnemer (nog) geen zwembrevet heeft.
  Indien een deelnemer NIET MAG ZWEMMEN wordt dit door de ouders per mail vooraf gemeld !
• Op de locatie Blaarmeersen mag er door Polyfoot-spelers tijdens een stagedag enkel gezwommen worden in de bewaakte zone, enkel en alleen wanneer de groene vlag wappert en onder toezicht van de redders. Voorts gaat er minstens één trainer actief mee het water in. De andere trainers doen altijd actief toezicht vanop de strandzone tijdens het zwemmen ! Wie niet kan/mag zwemmen neemt actief deel aan de geleide strandanimatie.
• Debutantjes en duiveltjes (U6-9) gaan enkel en alleen in de "ondiepe eendenplas", enkel onder toezicht van de redders en onder leiding van hun trainers.
• Tussentijds kan de Polyfoot-crew tijdens een stage de "spelersraad" samenroepen, dit met betrekking tot de evaluatie, planning en/of bijsturing van (neven)activiteiten. 
• Daags na elke stage wordt aan iedereen gevraagd om via mail een korte evaluatie door te sturen.
  Zodoende kan er rekening gehouden worden met alle opmerkingen om zo de werking van Polyfoot te optimaliseren.
• Terugbetalingsformulieren worden bij aanvang van de stage afgegeven. Op de laatste stagedag worden ze door ons ingevuld, afgestempeld en ondertekend terugbezorgd !
• Tijdens alle stages wordt er digitaal beeldmateriaal opgenomen van de activiteiten. 
  Een beperkte selectie komt dan op de Polyfoot-facebookpagina en/of op de Polyfoot-site. 
  Indien ouders niet wensen dat er beeldmateriaal van hun kind online komt dienen zij dat vooraf via mail te melden aan Polyfoot.
• Hotels en/of sportaccommodaties vragen vaak aan Polyfoot om vooraf een waarborgsom te storten.
  Voor sommige toernooien & stages externaat kan Polyfoot een waarborg (min. 50 euro en max. 175 euro) vragen per deelnemer. 
  Indien dit van toepassing is wordt dit altijd gecommuniceerd op een verplichte voorbereidende oudervergadering.
  Uiteraard wordt de waarborgsom bij een vlekkeloos verloop onmiddellijk na afloop integraal terugbetaald.
• Bij de ontvangst van een Polyfoot-kledijpakket wordt er altijd een contract ondertekend en € 175 waarborg gestort.
• Is de speler jonger dan 15 jaar terwijl hij/zij deelneemt aan de voetbalstage, dan kan je het inschrijvingsgeld fiscaal in mindering brengen. Opgelet, let erop dat de ouder die de speler fiscaal ten laste heeft zowel de aanmeldingsmail doet als ook de betaling! Polyfoot stuurt in het voorjaar volgend op de stage enkel een fiscaal attest aan allen die aan de vermelde voorwaarden voldoen.
• Spelers die elke dag met de fiets (+degelijk fietsslot) de volledige verplaatsing maken van thuis naar de stage en terug krijgen 10 euro korting bij deelname aan de stage die erop volgt.

2. Richtlijnen met betrekking tot gedrag en houding

• Elke speler groet steeds de Polyfoot-crew bij aankomst en vertrek.
• Als trainers het woord nemen, zwijgen alle spelers en luisteren ze aandachtig. Het niet willen uitvoeren van een gegeven opdracht en opvallend gebrekkige inzet bij trainingen wordt niet getolereerd. Een eventuele sanctie kan opgelegd worden. Bij herhaling volgt er altijd een gesprek met de ouders. Voorts kan er beslist worden om de speler te weigeren bij een volgende stageweek !
• Gebruik van obscene, beledigende taal is ten strengste verboden! Tegenspreken wordt niet aanvaard, evenals het niet willen uitvoeren van een opgegeven taak en/of zich heel bewust onttrekken aan opgelegde opdrachten. Een eventuele sanctie kan opgelegd worden.
• Er wordt op een gezond agressieve manier getraind, uitgaande van wederzijds respect voor iedereen.
• Ongecontroleerd geweld en/of overdreven agressie worden onmiddellijk bestraft. Dit eventueel met een tijdelijke of definitieve verwijdering uit de groep als gevolg.
• Alle spelers spreken Nederlands tijdens alle trainingen en activiteiten bij Polyfoot. Dit bevordert de sportieve en algemene integratie.
• Ouders brengen Polyfoot vooraf op de hoogte als de speler de Nederlandse taal onvoldoende spreekt/begrijpt. De Polyfoot-crew zal de trainingsinstructies dan herhalen in het Frans, Duits of Engels. Tolken worden (indien nodig) enkel ingeschakeld op de buitenlandse stages in Slovenië !
• Douchen met badslippers wordt sterk aanbevolen !
• Tijdens de middagpauze advisereren we om slippers of sandalen te dragen. Wie op de strandzone wil spelen kan dit blootvoets.
• Iedereen draagt zorg voor zijn voetbaloutfit en niemand verlaat onverzorgd de (kleed)kamers.
• De nachtrust van iedereen is van het allergrootste belang bij het welslagen van een voetbalstage. Een kwartier na het doven van de lichten is het op de kamers overal rustig. Stilte wordt vanaf dat ogenblik aanbevolen. Rumoer, storend lawaai of onrust worden niet getolereerd !
• Elke speler/ouder verbindt er zich toe eventuele problemen, van welke aard dan ook, onmiddellijk te melden aan zijn/haar begeleider en/of trainer. Indien zij het nodig vinden brengen zij onverwijld de stageplaatsverantwoordelijke op de hoogte !
• Wie opzettelijk schade toebrengt aan één of andere accommodatie zal via de ouders burgerlijk aansprakelijk gesteld worden. 
• Scheidsrechters dienen ten allen tijde gerespecteerd te worden, eventuele scheidsrechterlijke vergissingen worden bezadigd benaderd of gerelativeerd en kunnen geenszins aanleiding zijn tot een scheldpartij. 
• Elektronische hi-tech apparatuur wordt meegebracht op eigen risico, Polyfoot kan onder geen beding verantwoordelijk worden gesteld voor verlies of diefstal. Dit geldt eveneens voor waardevolle voorwerpen (uurwerken, kettingen, ringen...).
  Alle voorwerpen worden meegebracht op eigen risico. 
• Zakgeld kan bij het begin van elke stage in bewaring worden gegeven bij de verantwoordelijke begeleider. Het staat elke deelnemer vrij dit te doen, wanneer hij/zij dit echter niet wenst kan Polyfoot onder geen beding verantwoordelijk worden gesteld voor verbruik, verlies of diefstal van geld.
• Elke deelnemer kan zakgeld besteden naar eigen wens en inzicht, tenzij het door de crew anders aangegeven wordt. (vb. automaten Le Beach House, geen snoep kopen kort voor etenstijd...
• Bij stages in de Blaarmeersen brengt elke deelnemer 's middags twee euro mee om tijdens de lunchpauze een drankje aan te kopen in Le Beach House.
• GSM en andere communicatiemiddelen worden beperkt gebruikt, conform de afspraken ter plaatse. Polyfoot kan onder geen enkel beding verantwoordelijk worden gesteld voor verlies of diefstal van een GSM of een ander communicatietoestel. 
• Het drinken van alcoholische dranken is absoluut verboden voor alle spelers !
  Voor +16 jarigen gelden specifieke regels, afhankelijk van de stageplaats en activiteit. Bovendien zal er vooraf steeds ruggespraak zijn met de ouders die vooraf via mail hun toestemming dienen te geven.
  Roken is ALTIJD, OVERAL en VOOR IEDEREEN ten strengste verboden !
  Het rookverbod geldt op alle plaatsen en tijdstippen waar dit door de organisatie en/of externe instanties verboden wordt, ook mits toelating van de ouders !
• Alle deelnemers respecteren altijd de natuur, de omgeving, de buurt en haar bewoners. Wie zich daar niet aan houdt kan in de toekomst uitgesloten worden van deelname. 
• Alle deelnemers aan Polyfoot-stages genieten een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen.
  (ETHIAS polisnummer 45.050.954)
  Uiteraard blijft elke deelnemer burgerlijk aansprakelijk voor zijn eigen daden indien deze niet conform zijn aan de Polyfoot-afspraken, voorschriften of onderrichtingen ter plaatse. 
• Polyfoot Events vzw kan onder geen enkel beding aansprakelijk worden gesteld voor:
  - diefstal of verlies van goederen van deelnemers
  - lichamelijke of stoffelijke schade berokkend aan een deelnemer door derden 
• Aan de ouders wordt voor elke stage schriftelijk gevraagd alle materiaal en kledij van de speler(s) te naamtekenen (initialen !).
• Bij stages internaat wordt er ruim vooraf steeds een "check-list * wat neem je allemaal (niet) mee?" gepubliceerd.
• Verloren voorwerpen en/of kledij kunnen tot één maand na elke stage opgehaald worden.
  (> Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.)
  Kledij welke na één maand niet werd afgehaald wordt doorgespeeld aan spullenhulp.
• Snoepen tijdens de stage wordt ten zeerste afgeraden !
• Het gebruik van de (snoep)automaten op de Blaarmeersen is enkel toegelaten na de afmelding, mits goedkeuring van de ouders !
  Het is VERBODEN te snoepen kort voor de maaltijden en tijdens de trainingen. 
• KAUWGOM is verboden, zeker op de kunstgrasvelden !

3. Medische richtlijnen

• Elke kwetsuur, ook als die opgelopen werd voor aanvang van één van onze voetbalstages, wordt ASAP gemeld aan de stageplaatsverantwoordelijke.
• Hij/zij oordeelt welke actie aanbevolen is (=>fase 0: EHBO / fase 1: arts / fase 2: spoedopname of 112).
• Elke kwetsuur (als dusdanig erkend) of diagnose of ongemak wordt tijdens de stageperiode schriftelijk geregistreerd op de deelnemerslijst, dit met vermelding van de aard van de blessure en het tijdstip. (F 0,1 en 2)
• De stageplaatsverantwoordelijke en/of de verantwoordelijke van de EHBO-post beslissen na een eerste check-up of er een "medische fiche" (>Polyfoot stagemap) wordt ingevuld.
  Bij gebrek aan registratie van een medisch probleem worden daags na afloop van een stageperiode geen medische fiches noch verzekeringsformulieren opgemaakt.
• Blessures of medische problemen opgelopen tijdens de afsluitende activiteit of bij de terugreis (>internaatstage) moeten bij het afhalen van de speler onverwijld gemeld worden. Voorts sturen de ouders binnen de 24 uren na afloop van de stage via mail een bevestiging van de feiten naar Polyfoot. 
• Indien een kwetsuur niet toelaat deel te nemen aan een training en/of activiteit wordt er door de trainer een aangepast alternatief voorgesteld. De speler is verplicht zich strikt aan die opdracht te houden.
• Enkel en alleen de sportverzorger en/of dokter neemt de eindbeslissing om een speler vrij te stellen van training. 
• De ouders (of wettelijk verantwoordelijke van de deelnemer) verbinden zich ertoe alle medische bijzonderheden (ook allergieën!) met betrekking tot de deelnemer aan stages in gesloten omslag op de medische fiche mee te delen. Dit gebeurt op de verplichte voorbereidende vergadering. Uiteraard wordt er ook een nauwgezette beschrijving gemaakt van de eventueel in te nemen medicatie. Het is de verantwoordelijkheid van de verzorger en/of kine om deze informatie al dan niet door te spelen naar de trainer(s) en of begeleider(s).
  De medische fiche MOET INGEVULD EN ONDERTEKEND worden afgegeven op de voorbereidende vergadering, ook wanneer er geen medische problemen te melden zijn !
• De ID-(kids)kaart wordt onder gesloten omslag (met naam op buitenzijde) meegegeven bij de afreis, dus aan de bus/trein. 
• Terugbetalingsformulieren van de mutualiteit worden afgegeven bij het begin van de stage.
• ANNULATIEVOORWAARDEN & TERUGBETALINGSMODALITEITEN:
• Bij annulatie wordt er (op eigen initiatief) een vervanger aangemeld via de site: volledige terugbetaling via de "wisselspeler".
• Een annulatieverzekering wordt afgesloten op eigen initiatief.
• Annulatie tot 1 maand voor aanvang van de stage: terugbetaling met aftrek van een administratiekost van 20 euro.
• Annulatie minder dan 1 maand voor aanvang van de stage: terugbetaling met aftrek van een adminstratiekost van 30 euro.
• Annulatie minder dan 1 week voor of tijdens de stage: geen terugbetaling !
• Annulaties worden altijd via mail (of schriftelijk) gemeld ! (=niet telefonisch, ook niet via SMS)
• Bij annulatie op basis van "medische reden" wordt er ALTIJD een ONDERTEKEND en AFGESTEMPELD doktersattest opgestuurd via B-post (>Kolveniersgang 29, 9000 GENT)
• Na overleg met de ouders wordt er daags na ontvangst van het medisch attest bepaald hoe de terugbetaling verloopt.

TOESTANDEN DIE KUNNEN LEIDEN TOT TIME-OUT EN/OF DEFINITIEVE UITSLUITING:

1. herhaaldelijk bevuilen of besmeuren van accommodatie en/of materiaal.
2. alle opzettelijk toegebrachte materiële schade, waar dan ook... (bovendien wordt dit onbetwistbaar door de ouders van de betrokken speler vergoed!)
3. pestgedrag en/of negatieve ingesteldheid.
4. verstoren van de (nacht)rust.
5. alle opzettelijk toegebrachte lichamelijke schade aan derden. Bovendien wordt dit onbetwistbaar vergoed als in een volgend rechtsgeding het vonnis de schuld aangeeft!
6. diefstal
7. gebruik van alcohol- en/of sigaretten (door -16 jarigen).
8. doping (>www.dopinglijn.be)
9. gebruik en/of dealen van drugs.
10. gebruik van geweld en/of hooliganisme.

Publicatiedatum: 01 januari 2024
Verloopdatum: 31 december 2024